De vanligste feilene advokater gjør

  • Advokaten overfører midler fra klientkonto til egen konto før faktura er sendt: Det følger av advokatforskriften § 3-2 fjerde ledd ved overføring fra klientkonto: ”Dersom beløpet gjelder advokatens salær, skal klienten senest samtidig tilstiles salærregningen eller tilsvarende melding om avregning.”
  • Advokaten slurver med avstemming: I henhold til advokatforskriften § 3-6 skal saldo på klientbankkonto hver måned avstemmes mot bokført saldo for klientmidler i regnskapet, mens klientmidler skal avstemmes mot klientansvar. Gode rutiner her sørger for å holde regnskapene oversiktlige og oppdaterte, samtidig som eventuelle feil raskt kan lukes ut.
  • Advokaten dokumenterer for dårlig ved uttak fra klientkonto: Dokumenter at klienten har samtykket i overføring ut fra klientkonto til eksterne personer. En utskrift fra nettbanken om at overføring er foretatt og belastet klientansvaret, er ikke tilfredsstillende dokumentasjon
  • Advokaten har debetsaldi i klientansvarsspesifikasjonen: Klientansvaret tilsvarer summen av kreditsaldi i klientansvarsspesifikasjonen. Imidlertid kan det være kommet inn debetsaldi som gir et uriktig inntrykk, for eksempel som følge av at man har utbetalt for mye til eller på vegne av en klient. Når slike feil oppdages må advokaten straks dekke inn underdekningen med egne driftsmidler, for deretter å kreve tilbakeført for mye utbetalt beløp
  • Advokaten inntektsfører ikke renter av klientmidler i tide: I fravær av annen avtale skal renter tilfalle klienten, med unntak av renter lavere enn et halvt rettsgebyr, som tilfaller advokaten, jf. advokatforskriften § 3-3. Ved årsslutt må det foretas en fordeling av innestående renter på klientbankkonto. Mange advokater utsetter en inntektsføring av disse renteinntektene til senere år enn opptjeningsåret. Dette er galt og innebærer en sammenblanding av egne midler og klientmidler. Det anbefales å overføre renteinntekter like etter nyttårsaften til egen balansekonto for opptjente, men ikke hevede renter
  • Advokaten sender ikke ut god nok klientansvarsoversikt: Advokatforskriften § 3-5 krever at advokaten hver januar måned sender klienten statusoversikt over klientkontoen. Mange advokater glemmer å sende dette, eller sender bare en saldoutskrift pr. 31.12. Imidlertid bør oversikten inneholde samtlige bevegelser gjennom året.
  • Advokaten lar gamle saldi ligge i klientansvarsspesifikasjonen: Gamle saldi ligger ofte i klientansvarsspesifikasjonen som burde ha vært oppgjort og ute av verden. Det kan være gode grunner til at det fremkommer differanser fra overføringer langt tilbake, men erfaringsmessig skyldes det ofte feilføringer, at midler burde ha vært utbetalt til klienten, eller manglende fakturering/inntektsføring av utførte oppdrag. Bli kvitt merarbeid ved avstemming ved å rydde opp i gamle saldi på kontoen.
  • Advokaten spesifiserer ikke salgsinntektene: I henhold til bokføringsforskriften kap. 5 skal advokatens salgsinntekter være dokumentert ved utgående fakturaer. Fakturaene må videre innehold en spesifikasjon av ytelsens art. For advokattjenester er ytelsen ofte ikke naturlig avgrenset og må derfor spesifiseres tilstrekkelig. Videre må timeforbruk fremgå når det fakturering er direkte basert på det
  • Advokaten registrerer ikke intern tid: I henhold til bokføringsforskriften § 8-4-1 skal tidsforbruk dokumenteres, hva enten det dreier seg om interntid eller tid brukt på oppdrag.  For ansatte advokater, krever i tillegg arbeidsmiljøloven § 10-7 at det foreligger en oversikt over hvor mye den ansatte har arbeidet
  • Advokaten slurver med ajourhold: Den største kilden til kritikk mot advokaters regnskapsføring, er utilstrekkelig ajourhold. Når krav til månedelige avstemminger og innsendelse av merverdiavgiftsoppgaver hver annen måned blir neglisjert, øker risikoen for feil og uorden

Lagt til av Vidar Lund - onsdag, juni 18, 2014